Comme vous le savez tous, les étudiants qui passaient leurs oraux dans les différentes écoles de commerce se sont déroulés lors des 5 dernières semaines. Pour Télécom EM (TEM), deux semaines étaient consacrées aux admissibles du Concours Passerelle puis, les trois semaines suivantes, au Concours BCE pour les étudiants ayant fait une classe préparatoire. Par cet article, je veux vous montrer et essayer, peut être, de vous donner envie de faire le stage de l’accueil des admissibles l’an prochain dans votre école !
Préparer l’arrivée des candidats
Nous sommes recrutés dès le mois de mars. Lors de la première réunion, nous nous répartissons en différents pôles et postes. Les pôles proposés sont l’hébergement, la communication, l’animation, le transport et la restauration et deux autres postes sont à pourvoir, le coordinateur et le trésorier.
Les personnes recrutées se répartissent dans l’un d’entre eux, ceux-ci ayant différentes missions dans le but de préparer l’accueil des candidats.
Tout d’abord, le pôle communication est en charge de tout ce qui touche à internet (création du site internet, mise en place de la page Facebook, préparation des visuels présents au sein de l’école et sur les voitures, réalisation de la vidéo « Admissibles », …).
Le pôle animation devait se concerter pour trouver des idées d’animations à faire dans la journée et en soirée et prévenir les associations de l’école pour qu’elles nous fournissent gratuitement certains de leurs biens.
Le pôle hébergement devait se concerter avec la MAISEL (association qui s’occupe de loger les étudiants sur le campus) afin de définir un tarif et un quota de chambres destinées aux admissibles.
Les pôles transport et restauration avait peu de travail avant l’arrivée des premiers étudiants et aidaient essentiellement les pôles communication et animation.
Le trésorier n’avait pas un grand rôle dans la phase de préparation et le coordinateur était là pour aider à droite à gauche et faire la jonction entre l’équipe et l’administration de l’école.
La semaine précédant les premiers arrivant
Le résultats du concours Passerelle tombant le 24 mai, nous avons commencé à travailler dès ce moment là puisque nous devions gérer à la fois notre semaine d’examen et le standard de l’école qui sonnait sans cesse. Nous devions simplement répondre au standard et le vendredi juste avant l’arrivée des premiers candidats, tout mettre en place pour les accueillir au mieux.
Trois, deux, un… C’est parti !
Le vendredi 31 mai au soir, les premiers admissibles arrivaient ! Un repas convivial, une petite bière à AbsINThe (le bar de l’école), un bon dodo dans une chambre MAISEL et le rendez-vous était donné le lendemain matin pour le début des oraux.
Ce que ce stage m’a apporté
Lors de l’accueil des admissibles, j’étais coordinatrice, je devais donc un petit peu surveiller tout le monde, intervenir en cas de problème, poser les questions nécessaires à l’administration mais aussi, établir le planning à tenir par l’équipe, donc former des équipes assez homogènes pour que celles-ci puissent alterner tous les jours.
J’avais aussi le rôle d’une « admisseuse » classique, c’est à dire, répondre aux questions des candidats, les diriger vers une majeure en fonction de leur intérêt, leur parler des spécificités de l’école et surtout, casser les nombreux préjugés qui pèsent sur notre école.
Au cours des semaines, nous avons cessé de nous adapter et de nous améliorer en essayant de proposer un maximum d’activités.
Malgré un budget et un nombre d’admisseurs limité, nous avons quand même réussi notre travail et nous avons pu faire découvrir notre école, notamment grâce aux vidéos diffusées dans le forum et aux très bonnes visites de campus faites principalement par trois membres du staff 
Dans tous les cas, le staff admissibles TEM 2013 espère que vous avez passé un bon séjour chez nous et que cela vous a donné envie de nous rejoindre en septembre. Les chiffres des candidats ayant passé le concours Passerelle sont bien meilleurs que ceux des deux dernières années et nous espérons que ce sera de même pour les étudiants venant de classes préparatoires !
En bonus :
Making-Of du clip Admissibles TEM
Prochainement, les perles des admissibles TEM 2013 !
